physicon®
Start › Wissen › KI-Telefonassistent
KI & Datenschutz

Der KI-Telefonassistent nimmt ab: was Aaron.ai, VITAS und Co. dürfen

Das Telefon klingelt in die Behandlung hinein, eine KI nimmt ab, erfasst das Anliegen strukturiert und legt es dem Team als abarbeitbare Liste vor. Die Technik funktioniert. Die Frage ist, unter welchen Bedingungen sie in einer deutschen Praxis laufen darf.

Daniel Rankl
Daniel Rankl
19. August 2026 · 13 Min. Lesezeit
Teil 3 der Serie „KI-Tools im Praxisalltag“. Teil 1 behandelt das Diktat am eigenen Mikrofon, Teil 2 die KI, die im Behandlungsgespräch mitschreibt. Dieser Beitrag behandelt das Praxistelefon.

Ja, eine Arztpraxis darf ihr Telefon von einer KI beantworten lassen, unter vier Bedingungen: Der Anrufer erfährt zu Gesprächsbeginn, dass er mit einer KI spricht und was mit dem Gespräch geschieht. Der Anbieter ist vertraglich eingebunden, mit Auftragsverarbeitungsvertrag, Geheimhaltungsverpflichtung nach § 203 StGB und einem aktuellen C5-Testat nach § 393 SGB V. Es gibt immer einen Weg zu einem Menschen. Und über medizinische Dringlichkeit entscheidet die Maschine nie allein. Stand: August 2026.

Was kostet das Praxistelefon heute?

Das Telefon ist der Kanal, der alles unterbricht. Doctolib bezifferte den Aufwand für Telefonanrufe in seiner Pressemitteilung zur Übernahme von Aaron.ai vom 22.05.2024 auf durchschnittlich 45 Stunden im Monat pro Praxis (Quelle: Doctolib-Pressemitteilung, abgerufen am 18.08.2026). Dahinter steht ein bekannter Alltag: Das Telefon klingelt in die Behandlung hinein, in Stoßzeiten ist es dauerbesetzt, und wer nicht durchkommt, versucht es wieder oder gar nicht. Ein klassischer Anrufbeantworter löst das nicht, weil ihn niemand systematisch abhört. KI-Telefonassistenten setzen genau hier an: Sie nehmen jeden Anruf an, auch mehrere parallel, auch nachts, erfassen das Anliegen strukturiert und legen es dem Team als abarbeitbare Liste vor. Die Technik funktioniert. Die Frage ist, unter welchen Bedingungen sie in einer deutschen Praxis laufen darf.

Welche Werkzeuge gibt es, und was können sie?

Aaron.ai, jetzt Teil von Doctolib (Stand: August 2026)

Aaron.ai, in Doctolibs Pressemitteilung vom 22.05.2024 als 2015 gegründetes und in Berlin ansässiges KI-Health-Tech-Unternehmen beschrieben, ist laut Doctolibs eigener Hilfeseite Teil von Doctolib geworden und wird in die Doctolib-Plattform integriert; für Bestandskunden war die vollständige Integration laut derselben Seite „voraussichtlich 2026“ geplant (Quellen: Doctolib-Pressemitteilung und Doctolib-Hilfeartikel, abgerufen am 18.08.2026). Was das Werkzeug kann, beschreibt Doctolib in seinen Produktmitteilungen: alle Terminarten telefonisch buchbar, Erkennung, ob ein Folgerezept oder ein neues Rezept gewünscht ist, Erkennung von Anrufen anderer Praxen, Labore und Zulieferer, konfigurierbare Regeln für Anrufe außerhalb der Öffnungszeiten und ein Anrufprotokoll, das auch unvollständige und verpasste Anrufe ausweist (Quelle: Doctolib-Produktmitteilung vom 02.03.2026, abgerufen am 18.08.2026).

Ein Detail aus derselben Produktmitteilung verdient einen zweiten Blick: Für Neupatienten bietet das System vier Optionen an, keine Unterscheidung, dokumentieren, weiterleiten oder ablehnen. Die Option „ablehnen“ ist bequem, und sie ist genau die Stelle, an der aus einem Assistenten eine Maschine wird, die Entscheidungen ausführt. Dazu unten mehr bei Art. 22 DSGVO.

Und ein Befund für den Vertragscheck: Die öffentlich zugängliche Datenschutzerklärung auf aaron.ai (Stand laut Seite: Februar 2025, abgerufen am 18.08.2026) nennt als verantwortliche Stelle die Doctolib GmbH, Berlin, mit der französischen Doctolib SAS als Muttergesellschaft und der CNIL als federführender Aufsichtsbehörde. Sie beschreibt aber die Website-Nutzung, nicht die Verarbeitung der Anrufe: Wo das Gesprächsaudio verarbeitet wird, ob aufgezeichnet oder transkribiert wird und wie die Geheimhaltungsverpflichtung nach § 203 StGB ausgestaltet ist, beantwortet die öffentliche Dokumentation nicht. Das ist kein Vorwurf, aber es heißt: Diese Antworten muss sich die Praxis vor Vertragsschluss schriftlich geben lassen, im Auftragsverarbeitungsvertrag und in der Verpflichtungserklärung, nicht auf der Produktseite.

VITAS (Stand: August 2026)

Die VITAS GmbH aus Nürnberg bietet einen Telefonassistenten, der nicht nur für Praxen gebaut ist, aber eigene Praxis-Szenarien mitbringt: Terminvereinbarung, Rezeptbestellung, Überweisung und frei konfigurierbare Szenarien; alle Anrufe werden als Tickets mit einsehbarem Transkript erfasst, mehrere Anrufe laufen parallel, Rückmeldungen an Anrufer lassen sich aus der Plattform per SMS oder automatisiertem Rückruf senden, und Praxis-Mitarbeitende können ihre Krankmeldung telefonisch einreichen (Quelle: VITAS-Produktseite für Arztpraxen, abgerufen am 18.08.2026). Bei den Standortfragen ist die Dokumentation ungewöhnlich deutlich: „Wir speichern und verarbeiten sämtliche Daten ausschließlich in Deutschland und setzen dabei ausschließlich auf deutsche Cloud- und Infrastrukturpartner“, dazu ISO 27001 mit externer Auditierung durch Prüfer des TÜV Süd und ein C5-Testat vom Typ 1 (Quelle: VITAS-Sicherheitsseite, abgerufen am 18.08.2026).

Auch hier bleibt ein Rest für den Vertragscheck: Zum Typ des C5-Testats gleich mehr, denn seit dem 01.07.2025 gilt grundsätzlich ein Typ-2-Testat als aktuell, mit einer Übergangsregel für neu am Markt befindliche Systeme; fragen Sie den Anbieter nach Erteilungsdatum, Prüfgesellschaft, Geltungsbereich und dem Zeitplan für Typ 2. Zur Ausgestaltung von Ansage, Aufzeichnung und Löschfristen verweist die Anbieter-Website auf eigene Datenschutzdokumente, darunter eine Datenschutzerklärung für Anrufende (Stand laut Übersichtsseite: März 2026); diese Dokumente und die Verpflichtungserklärung nach § 203 StGB gehören vor Vertragsschluss auf den Tisch.

Was Telefonanlage und Praxissoftware schon mitbringen

Zwischen den spezialisierten Assistenten wächst eine dritte Kategorie: Telefonanlagen und Praxisverwaltungssysteme rüsten KI-Funktionen nach, vom transkribierenden Anrufbeantworter bis zur Terminannahme. Rechtlich gilt dafür exakt dasselbe wie für die Spezialisten. Ein KI-Anrufbeantworter, der Nachrichten transkribiert, ist ein Cloud-Dienst, der Gesundheitsdaten verarbeitet, egal, wie klein die Funktion wirkt. Gerade hier steckt oft ein US-Unterbau in der Sprachtechnik, und der steht seit Sommer 2026 zusätzlich auf unsicherem Boden: Der EU-US-Angemessenheitsbeschluss wird nach einem Urteil des US Supreme Court zur Unabhängigkeit der Aufsichtsbehörde FTC vom 29.06.2026 auf Betreiben des Europäischen Datenschutzausschusses überprüft (EDPB-Schreiben vom 31.07.2026). Ein Grund mehr, die Verarbeitung in Deutschland oder der EU zum Auswahlkriterium zu machen. Die Prüffragen am Ende dieses Artikels gelten für alle drei Kategorien.

Wo bremst das Gesetz, Norm für Norm?

Schon der Anruf ist ein Gesundheitsdatum (Art. 9 DSGVO)

Wer in einer Praxis anruft, offenbart in aller Regel bereits mit dem Anruf, dass er dort Patient ist oder werden will, und bei einer Facharztpraxis auch, worum es ungefähr geht. Der Inhalt des Gesprächs, Symptome, Medikamente, Terminanlass, ist es erst recht: Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO, vom ersten Wort an. Für die Kernaufgabe des Assistenten, also Terminverwaltung und Anliegenaufnahme, braucht die Praxis dafür keine Einwilligung: Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO in Verbindung mit § 22 Abs. 1 Nr. 1 lit. b BDSG erlaubt die Verarbeitung für die Verwaltung von Systemen und Diensten im Gesundheitsbereich. Die Vorschrift hat aber eine eingebaute Bedingung, die oft überlesen wird: Die Daten müssen von Personen verarbeitet werden, die dem Berufsgeheimnis unterliegen, oder unter deren Verantwortung. Genau deshalb ist die Geheimhaltungsverpflichtung des Anbieters kein Formalismus, sondern die Voraussetzung dafür, dass die Rechtsgrundlage überhaupt trägt. Dazu kommen die Informationspflichten nach Art. 13 DSGVO, praktisch gelöst über eine Datenschutzinformation zum Telefonkanal auf der Praxiswebsite plus eine Kurzfassung in der Ansage, und der Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.

§ 201 StGB: aufgezeichnet wird nur mit Einwilligung

Das Telefonat ist nichtöffentlich gesprochenes Wort. Wer es unbefugt auf einen Tonträger aufnimmt, macht sich strafbar, mit Freiheitsstrafe bis zu drei Jahren oder Geldstrafe (§ 201 Abs. 1 Nr. 1 StGB), und zwar auch als Gesprächsbeteiligter: Dass die Praxis selbst am Apparat ist, erlaubt ihr den Mitschnitt nicht. Befugt wird die Aufnahme durch die Einwilligung des Anrufers, und die muss vor der Aufnahme vorliegen. Praktisch heißt das: Die Ansage zu Gesprächsbeginn muss sagen, was geschieht, also dass eine KI das Gespräch führt und dass es aufgezeichnet oder transkribiert wird. Wer nach einer solchen klaren Ansage weiterspricht, willigt nach ganz überwiegender Auffassung strafrechtlich ein; eine Ansage, die nur freundlich begrüßt und die Verarbeitung verschweigt, leistet das nicht. Die datenschutzrechtlich sicherste Lösung geht einen Schritt weiter: eine aktive Bestätigung, etwa ein gesprochenes „Ja“ oder ein Tastendruck, mindestens aber eine echte, nachteilsfreie Ausweichmöglichkeit für alle, die nicht mit der KI sprechen wollen.

Eine Randnotiz aus Teil 2 dieser Serie gilt auch am Telefon: Einige Systeme werben damit, kein Audio zu speichern, sondern im Moment zu transkribieren. Das senkt das Datenschutzrisiko, beseitigt das strafrechtliche aber nicht verlässlich, denn marktübliche Systeme puffern das Audiosignal technisch zwischen, was bereits als Aufnahme gewertet werden kann, und höchstrichterlich geklärt ist die Frage nicht. Die klare Ansage vorab ist der einzige belastbare Weg, unabhängig von der Speichertechnik.

§ 203 StGB: der Anbieter wird zur mitwirkenden Person

Was der Anrufer der Praxis sagt, ist ein Berufsgeheimnis. Der Betreiber des Telefonassistenten erhält Zugang dazu und kann das nur als mitwirkende Person: Die Praxis darf ihm Geheimnisse nur offenbaren, soweit das für die Inanspruchnahme seiner Tätigkeit erforderlich ist (§ 203 Abs. 3 Satz 2 StGB), und sie muss ihn zur Geheimhaltung verpflichten. Unterbleibt diese Verpflichtung und offenbart der Dienstleister später unbefugt ein Geheimnis, macht sich auch die Praxisinhaberin strafbar (§ 203 Abs. 4 Satz 2 Nr. 1 StGB). Die Verpflichtungserklärung gehört deshalb ins Vertragspaket, bevor der erste Anruf angenommen wird, und zwar ausdrücklich, nicht als stillschweigende Annahme, der Anbieter werde „das schon regeln“. Zieht der Anbieter seinerseits Subunternehmer hinzu, muss er diese ebenso verpflichten (§ 203 Abs. 4 Satz 2 Nr. 2 StGB); die Subunternehmerliste im Auftragsverarbeitungsvertrag ist deshalb keine Formalie. Daneben gilt die berufsrechtliche Schweigepflicht (§ 9 der Berufsordnung der jeweiligen Landesärztekammer) unabhängig vom Strafrecht weiter.

§ 393 SGB V: ohne aktuelles C5-Testat kein Cloud-Dienst

Diese Norm ist der am wenigsten bekannte und zugleich härteste Prüfstein dieses Artikels. Seit Juli 2024 dürfen Leistungserbringer, also insbesondere Vertragsarzt- und Vertragszahnarztpraxen (für reine Privatpraxen gilt die Norm nach ihrem Wortlaut nicht unmittelbar, der C5-Maßstab bleibt dort aber die naheliegende Messlatte), Sozial- und Gesundheitsdaten mittels Cloud-Computing nur verarbeiten lassen, wenn der Dienst bestimmte Voraussetzungen erfüllt: Verarbeitung im Inland, in einem EU-Mitgliedstaat oder gleichgestellten Staat oder in einem Drittstaat mit Angemessenheitsbeschluss, eine inländische Niederlassung der datenverarbeitenden Stelle, technische und organisatorische Maßnahmen nach dem Stand der Technik und ein aktuelles Testat nach dem Kriterienkatalog C5 des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik, erteilt durch unabhängige Prüfer (§ 393 SGB V). Seit dem 01.07.2025 gilt grundsätzlich ein Typ-2-Testat als aktuell; Systeme, die nach dem 30.06.2025 erstmals in Verkehr gebracht wurden, dürfen übergangsweise 18 Monate mit einem Typ-1-Testat betrieben werden, und anstelle des C5-Testats genügt ein Testat oder Zertifikat nach einem Standard mit vergleichbarem oder höherem Sicherheitsniveau (§ 393 Abs. 4 SGB V). Oft übersehen: Das Gesetz nimmt auch die Praxis selbst in die Pflicht, denn die im Prüfbericht des Testats enthaltenen korrespondierenden Kriterien für Kunden müssen umgesetzt sein (§ 393 Abs. 3 Nr. 3 SGB V). Ein KI-Telefonassistent aus der Cloud, der Anrufe von Patienten verarbeitet, ist genau so ein Dienst. Die Frage an jeden Anbieter lautet deshalb nicht „sind Sie DSGVO-konform?“, sondern konkret: Liegt ein aktuelles C5-Testat oder ein gleichwertiger Nachweis vor, welchen Typs, für welche Dienste, und wann folgt Typ 2? Ein Anbieter, der darauf keine belastbare Antwort gibt, erfüllt eine gesetzliche Voraussetzung für den Einsatz in der Praxis nicht, und der Lösungsweg ist dann ein anderer Anbieter oder das Warten auf den Nachweis.

Art. 22 DSGVO: die Maschine darf vorbereiten, nicht entscheiden

Niemand darf einer Entscheidung unterworfen werden, die ausschließlich auf automatisierter Verarbeitung beruht und ihm gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder ihn ähnlich erheblich beeinträchtigt (Art. 22 Abs. 1 DSGVO). Für Entscheidungen auf Grundlage von Gesundheitsdaten zieht Art. 22 Abs. 4 DSGVO die Grenzen noch enger. Für den Telefonassistenten heißt das: Er darf aufnehmen, sortieren, dokumentieren und weiterleiten. Er darf aber nicht selbst und abschließend über Fragen entscheiden, die den Anrufer erheblich treffen, und die Einschätzung, wie dringend ein gesundheitliches Anliegen ist, gehört an die erste Stelle dieser Liste. Eine pauschale, von der Praxis vorab getroffene Regel, etwa „wir nehmen derzeit keine Neupatienten an“, ist dabei rechtlich etwas anderes als eine maschinelle Bewertung des Einzelfalls; wer aber eine Ablehnen-Option aktiviert, sollte sich bewusst sein, dass die Maschine diese Regel ohne Ansehen des Einzelfalls vollzieht, auch bei dem Anrufer, der eigentlich ein dringendes Anliegen hat. Die saubere Konfiguration lautet: dokumentieren und weiterleiten statt abschließend bescheiden, und über Dringlichkeit entscheidet immer ein Mensch, im Zweifel durch schnellen Rückruf.

KI-Verordnung: die Ansage ist Systempflicht, die Kontrolle Ihre

Seit dem 02.08.2026 gelten die Transparenzpflichten des Art. 50 KI-VO: Anbieter von KI-Systemen, die für die direkte Interaktion mit Menschen bestimmt sind, müssen sie so gestalten, dass die betroffenen Personen informiert werden, dass sie mit einer KI interagieren, es sei denn, das ist nach den Umständen offensichtlich; die Information muss spätestens bei der ersten Interaktion klar und erkennbar erfolgen (Art. 50 Abs. 1 und 5 KI-VO). Wichtig: Für diese Ansagepflicht gibt es keine Übergangsfrist, auch nicht für Systeme, die vor dem 02.08.2026 schon auf dem Markt waren. Die viermonatige Übergangsfrist bis zum 02.12.2026 aus der Änderungsverordnung (EU) 2026/1744 (in Kraft seit dem 27.07.2026) betrifft allein die maschinenlesbare Kennzeichnung KI-erzeugter Inhalte nach Art. 50 Abs. 2 KI-VO. Am Telefon ist nichts offensichtlich: Moderne KI-Stimmen sind gut genug, dass Anrufer sie für Menschen halten. Die Ansage ist damit nicht nur die strafrechtliche Absicherung des Mitschnitts, sondern auch die KI-rechtliche Pflichtinformation, und sie darf nicht dem „flüssigeren Gesprächserlebnis“ geopfert werden.

Zwei weitere Punkte aus der KI-Verordnung, mit Augenmaß: Erstens stuft Anhang III Nr. 5 Buchstabe d der KI-VO Systeme zur Bewertung und Klassifizierung von Notrufen und zur Triage von Patienten in der Notfallversorgung als Hochrisiko-KI ein. Ein Praxis-Telefonassistent ist kein Notrufsystem und soll auch keines spielen: Die Ansage gehört an den Anfang, dass bei lebensbedrohlichen Notfällen die 112 zu wählen ist, und der Assistent wird so konfiguriert, dass er Dringlichkeit nicht selbst bewertet. Die Hochrisiko-Pflichten für Anhang-III-Systeme greifen nach der Änderungsverordnung zwar erst ab dem 02.12.2027, die Wertung des Gesetzgebers ist aber heute schon eindeutig, und Art. 22 DSGVO gilt ohnehin. Zweitens verlangt Artikel 4 KI-VO Maßnahmen zur KI-Kompetenz des Teams: Verbinden Sie die Einführung des Telefonassistenten mit einer kurzen, schriftlich festgehaltenen Schulung, das dokumentiert Ihre KI-Kompetenz-Maßnahmen nach Artikel 4 gleich mit.

DSFA, Sicherheit, Löschung (Art. 35 und 32 DSGVO)

Ein KI-System, das laufend Gesundheitsdaten von Anrufern verarbeitet und Anliegen sortiert, ist ein Fall für die Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO; die Muss-Liste der Datenschutzkonferenz führt den Einsatz künstlicher Intelligenz zur Steuerung der Interaktion mit den Betroffenen oder zur Bewertung persönlicher Aspekte ausdrücklich auf (Eintrag 11, mit dem Beispiel Kundenservice), ohne Schwelle für die Praxisgröße; ein KI-Telefonassistent erfüllt schon die erste Variante. Die DSFA erzwingt die richtigen Fragen: Wohin fließen die Anrufdaten, wer hört Tickets ab, wie lange leben die Transkripte. Ihre Sicherheitsseite ist Art. 32 DSGVO: Zugriffskonzept für das Anrufprotokoll, Verschlüsselung, und ein Löschkonzept, das die Transkripte nach Erledigung des Anliegens erfasst, damit neben der Behandlungsakte kein zweites, ungefiltertes Gedächtnis der Praxis entsteht. Zwei Nebenpflichten gehören dazu: Medizinisch relevante Anrufinhalte gehören in die Behandlungsdokumentation nach § 630f BGB, das Transkript ersetzt sie nicht, und auf Verlangen des Anrufers sind gespeicherte Transkripte und Tickets auskunfts- und kopierpflichtig (Art. 15 DSGVO). Und ein Punkt, der regelmäßig übersehen wird: Das System erfasst bei Weiterleitung und Rückfragen auch die Stimmen des Praxisteams. Für Beschäftigte gelten § 26 BDSG und die Informationspflicht gegenüber dem Team; Anrufprotokolle sind ein Organisationswerkzeug und dürfen nicht zur heimlichen Leistungskontrolle werden.

Wie führen Sie einen Telefonassistenten richtig ein? Der Weg in sieben Schritten

  1. Anbieterfragen vor Vertragsschluss stellen. Wo werden Anrufe verarbeitet, EU oder Drittland? Gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag und eine Verpflichtungserklärung nach § 203 StGB, auch für Subunternehmer? Liegt ein aktuelles C5-Testat oder ein gleichwertiger Nachweis vor, welchen Typs, für welche Dienste, und welche korrespondierenden Kundenkriterien aus dem Prüfbericht muss die Praxis selbst umsetzen? Werden Anrufdaten für das Training von KI-Modellen genutzt, und lässt sich das abstellen? Das ist keine Detailfrage: Nutzt der Anbieter Anrufdaten für eigene Zwecke, verlässt er insoweit die Auftragsverarbeitung (Art. 28 Abs. 10 DSGVO), und für Gesundheitsdaten fehlt dafür regelmäßig jede Grundlage. Wertet das System Stimmen auf Emotionen oder Stimmung aus (dann gelten deutlich strengere KI-Regeln)? Und wie ist der Dienst telekommunikationsrechtlich eingeordnet, Stichwort Fernmeldegeheimnis (§ 3 TDDDG)? Jede Antwort schriftlich.
  2. Ansage konfigurieren und abnehmen. Zu Gesprächsbeginn, vor der ersten Frage des Assistenten: dass eine KI spricht, dass und wie das Gespräch verarbeitet wird, dass bei lebensbedrohlichen Notfällen die 112 gilt, und wie man zu einem Menschen kommt. Einmal anrufen und selbst anhören, bevor der erste Patient es tut.
  3. Den menschlichen Weg offenhalten. Eine Taste oder ein klarer Satz führt zu Rückruf oder Warteschleife beim Team, mindestens während der Sprechzeiten. Das ist nicht nur rechtlich geboten, sondern schlicht nötig: Es gibt Anrufer, die mit einer KI nicht sprechen können oder wollen, und ihre Anliegen sind nicht die unwichtigeren.
  4. Entscheidungsgrenzen festlegen. Der Assistent dokumentiert und leitet weiter; er bescheidet nicht abschließend und bewertet keine Dringlichkeit. Ablehnen-Automatiken nur nach bewusster Entscheidung, schriftlich begründet, und mit menschlichem Auffangnetz. Und eine Abgrenzung: Dieser Artikel behandelt die Anrufannahme; sobald der Assistent selbst anruft, etwa für Erinnerungen oder Recall, gelten zusätzliche Regeln bis hin zu § 7 UWG, dazu ein eigener Artikel dieser Serie.
  5. Informationspflichten erfüllen. Datenschutzinformation zum Telefonkanal auf der Praxiswebsite (Art. 13 DSGVO), Kurzfassung in der Ansage, Aufnahme des Verfahrens ins Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten.
  6. DSFA durchführen, Löschfristen setzen. Die Datenschutz-Folgenabschätzung vor dem Start, nicht danach. Löschfristen für Transkripte und Tickets konfigurieren und ins Löschkonzept der Praxis aufnehmen.
  7. Team schulen, Regel schriftlich machen, quartalsweise nachprüfen. Wer arbeitet die Tickets wann ab, was gilt bei Beschwerden über den Assistenten, wer prüft die Anbieterangaben nach. Das Team wird vorab informiert, dass auch seine Stimmen und Weiterleitungen im System landen, und die Protokolle dienen der Organisation, nicht der Leistungskontrolle. Anbieter ändern Verarbeitungsorte, Funktionen und Testate; was heute gilt, ist eine datierte Tatsache.

Wann geht es nicht?

Offen gesagt: Es geht nicht ohne Ansage. Ein Assistent, der sich als Mensch ausgibt oder die Verarbeitung verschweigt, ist keine Komfortfunktion, sondern ein Rechtsverstoß mit Ansage. Es geht nicht mit einem Anbieter, der Auftragsverarbeitungsvertrag, Verpflichtungserklärung oder die C5-Frage nicht beantworten kann. Es geht nicht als einziger Kanal: Ohne menschlichen Weg daneben sperrt die Praxis genau die Anrufer aus, die am dringendsten durchkommen müssen. Und es geht nicht als Triage: Eine Maschine, die entscheidet, wessen Anliegen dringend ist, hat in der Praxis nichts verloren, gleich, wie gut sie klingt.

Telefonassistent geplant? Erst die Fragen klären, dann den Vertrag unterschreiben.

physicon prüft den Anbieter gegen Ihre Praxisrealität, holt Auftragsverarbeitungsvertrag, Verpflichtungserklärung nach § 203 StGB und den C5-Nachweis ein, formuliert Ansage und Löschkonzept, führt die DSFA durch und dokumentiert die Schulung nach Artikel 4. Schreiben Sie uns, welcher Anbieter bei Ihnen zur Debatte steht.

Erstgespräch anfragenPer WhatsApp fragen

Grundlagen zum Pflichtenkreis: KI-Kompetenz nach Art. 4 umsetzen und nachweisen. Und wenn es um das Diktat am eigenen Mikrofon geht: Teil 1 dieser Serie.

Nächster Teil dieser Serie: Was ChatGPT, Copilot und Co. bei Anschreiben und Anträgen dürfen. Was gilt, wenn der Assistent selbst anruft, etwa für Terminerinnerung und Recall, folgt in einem eigenen Teil.

Quellen

Dieser Artikel gibt den Rechtsstand von August 2026 wieder und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.

Daniel Rankl
Daniel Rankl · Geschäftsführer physicon

Betriebswirt und Prozessberater mit über zehn Jahren Beratungserfahrung und fünf Jahren als Geschäftsführer eines Gesundheitsunternehmens. Autorisierter INQA-Coach. physicon berät und coacht Gesundheitsunternehmen in Compliance, Prozessen und KI.

Weiterlesen

KI & DatenschutzTeil 2: KI schreibt das Patientengespräch mit, was Heidi, Dragon Copilot und Co. dürfenKI & DatenschutzTeil 1: KI-Diktat in der Arztpraxis, Wispr Flow und AlternativenKI & DatenschutzPatientendaten und KI: was erlaubt ist und was nichtKIKI-Verordnung Art. 4: KI-Kompetenz im Unternehmen umsetzen

Häufige Fragen zum KI-Telefonassistenten

Darf eine Arztpraxis das Telefon von einer KI beantworten lassen?

Ja. Voraussetzung sind eine klare Ansage zu Gesprächsbeginn, ein Auftragsverarbeitungsvertrag und eine Geheimhaltungsverpflichtung nach § 203 StGB mit dem Anbieter, ein aktuelles C5-Testat nach § 393 SGB V, ein immer verfügbarer Weg zu einem Menschen und die Regel, dass der Assistent dokumentiert und weiterleitet, aber nicht über Dringlichkeit entscheidet.

Muss der Anrufer erfahren, dass er mit einer KI spricht?

Ja. Seit dem 02.08.2026 verlangt Art. 50 der KI-Verordnung, dass Systeme für die direkte Interaktion mit Menschen so gestaltet sind, dass die Betroffenen über die KI informiert werden, spätestens bei der ersten Interaktion und ohne Übergangsfrist für Bestandssysteme; am Telefon ist die KI-Natur nie „offensichtlich“. Unabhängig davon verlangen die Transparenzpflichten der DSGVO dieselbe Ehrlichkeit. Praktisch heißt das: Ansage an den Gesprächsanfang.

Braucht die Praxis eine Einwilligung der Anrufer?

Für die Terminverwaltung selbst nicht: Sie stützt sich auf Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO in Verbindung mit § 22 BDSG, vorausgesetzt, der Anbieter ist zur Geheimhaltung verpflichtet. Anders bei Aufzeichnung oder Transkription des Gesprächs: Die ist ohne Einwilligung strafbar (§ 201 StGB). Die Einwilligung wird praktisch über die klare Ansage eingeholt; wer danach weiterspricht, willigt nach ganz überwiegender Auffassung ein, noch sicherer ist eine aktive Bestätigung. Wer nicht möchte, braucht einen anderen Weg zur Praxis, ohne Nachteil.

Was ist das C5-Testat, und braucht mein Telefonassistent es?

Das C5-Testat ist ein Prüfnachweis nach dem Cloud-Kriterienkatalog des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik. § 393 SGB V verlangt es seit Juli 2024 für Cloud-Dienste, die Sozial- oder Gesundheitsdaten für Praxen verarbeiten; seit dem 01.07.2025 gilt grundsätzlich ein Typ-2-Testat als aktuell, für nach dem 30.06.2025 neu eingeführte Systeme übergangsweise 18 Monate ein Typ-1-Testat, und ein gleichwertiger oder strengerer Nachweis genügt ebenfalls. Ein cloudbasierter KI-Telefonassistent fällt darunter. Fragen Sie den Anbieter konkret nach Testat, Typ und Geltungsbereich.

Darf die KI entscheiden, ob ein Anliegen dringend ist?

Nein. Die Einschätzung medizinischer Dringlichkeit gehört zu den Entscheidungen, die Anrufer erheblich treffen; ausschließlich automatisiert wäre sie an Art. 22 DSGVO zu messen, der für Gesundheitsdaten besonders enge Grenzen zieht, und die KI-Verordnung stuft Notruf-Triage in Anhang III sogar als Hochrisiko-Anwendung ein. Der Assistent nimmt das Anliegen auf, ein Mensch entscheidet, notfalls per schnellem Rückruf. Für lebensbedrohliche Notfälle gehört der 112-Hinweis in die Ansage.

Ist Aaron.ai beziehungsweise der Doctolib-Telefonassistent datenschutzkonform?

Das entscheidet sich nicht auf der Produktseite, sondern im Vertrag. Aaron.ai ist laut Doctolibs eigener Dokumentation, abgerufen am 18.08.2026, Teil von Doctolib; verantwortliche Stelle der aaron.ai-Website ist die Doctolib GmbH in Berlin. Die öffentliche Dokumentation beantwortet Fragen wie Verarbeitungsort der Anrufe, Aufzeichnung oder Transkription und § 203-Verpflichtung nicht abschließend. Lassen Sie sich diese Punkte, samt C5-Testat nach § 393 SGB V, vor Vertragsschluss schriftlich bestätigen; das gilt für jeden Anbieter gleichermaßen.