KI-Diktat in der Arztpraxis: was Wispr Flow und ähnliche Tools dürfen

Was KI-Diktat im Praxisalltag verändert

Die Dokumentation ist der Posten, der den Tag verlängert. Arztbrief, Verlaufseintrag, Befundbeschreibung, Attest. Der Anbieter von Wispr Flow wirbt mit dem Vierfachen der Tippgeschwindigkeit und stellt 45 Wörter pro Minute auf der Tastatur 220 Wörtern beim Sprechen gegenüber. Das ist eine Herstellerangabe und rechnet die Korrekturzeit nicht mit ein, aber die Richtung stimmt: Sprechen ist schneller als tippen.

Die neue Generation dieser Werkzeuge unterscheidet sich von klassischer Spracherkennung in einem Punkt, der sie so attraktiv und zugleich so heikel macht. Sie läuft nicht in einem Programm, sondern systemweit. Man drückt eine Taste, spricht, und der fertige Text erscheint dort, wo der Cursor steht: in der Textverarbeitung, im Browser, im Mailprogramm und eben auch im Praxisverwaltungssystem.

Dieselbe Eigenschaft, die den Komfort erzeugt, ist der Kern des Problems. Ein Werkzeug, das überall hineinschreibt, hört auch überall zu.

Was sagt der Anbieter selbst über die Datenverarbeitung?

Die folgenden Angaben stammen aus der Dokumentation von Wispr Flow, abgerufen am 28.07.2026.

Ort der Verarbeitung. In der Sicherheits-FAQ heißt es: „All customer data is processed and stored in the US, regardless of where the user is located.“ Und ausdrücklich: „Wispr does not operate a European or other regional processing location for customer data.“ Auch die Liste der Unterauftragsverarbeiter im Anhang 2 des Datenverarbeitungsvertrags besteht ausschließlich aus US-Gesellschaften. Eine europäische Option existiert damit nach Anbieterangabe nicht, auch nicht im Enterprise-Plan.

Training. Ist der sogenannte Privacy Mode nicht aktiviert, dürfen Audio- und Transkriptionsdaten nach Angabe des Anbieters verwendet werden, um Funktionen und KI-Modelle zu bewerten, zu trainieren und zu verbessern. Entscheidend ist dabei nicht der Tarif, sondern der Schalter: In Testversion und Standardplan ist der Privacy Mode standardmäßig aus, lässt sich aber einschalten. Im Enterprise-Plan ist er standardmäßig an.

Aufbewahrung. Mit aktiviertem Privacy Mode und abgeschaltetem Cloud-Sync beschreibt der Anbieter einen Zustand ohne serverseitige Speicherung, allerdings ausdrücklich nur für Audio und Transkripte. Selbst angelegte Wörterbucheinträge und Textbausteine werden unabhängig davon weiterhin gespeichert und über die Geräte synchronisiert. Für eine Praxis ist das kein Detail: Ein Patientenname, den man dem Wörterbuch beibringt, damit er richtig geschrieben wird, liegt dann auf US-Servern.

Verträge. Ein Datenverarbeitungsvertrag mit den EU-Standarddatenschutzklauseln nach dem Kommissionsbeschluss 2021/914, Modul 2, existiert und ist öffentlich abrufbar. Die Liste der Unterauftragsverarbeiter steht dort in Anhang 2 und umfasst 34 Unternehmen, sämtlich mit Sitz in den USA. Ein Business Associate Agreement, das Vertragsinstrument des US-Gesundheitsdatenschutzes HIPAA, setzt nach der Hilfe-Dokumentation vom 06.03.2026 ein aktives Enterprise-Abonnement voraus und erzwingt nach Unterzeichnung dauerhaft den Privacy Mode. Ein solches BAA ist allerdings ein US-Instrument und ersetzt für eine deutsche Praxis keinen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.

Zertifizierungen. Die Sicherheits-FAQ weist für April 2026 einen SOC 2 Type I sowie die erste Stufe von ISO 27001:2022 aus, beides geprüft durch A-LIGN. Ein SOC 2 Type II befindet sich danach noch im Beobachtungszeitraum, die zweite ISO-Stufe war für Juni 2026 terminiert, ein Abschluss ist nicht dokumentiert.

Ein Hinweis, der zur Sorgfalt gehört: Die Angaben des Anbieters widersprechen sich an mehreren Stellen. Die Produktseite nennt HIPAA und BAA „on all plans“, die Hilfe-Dokumentation verlangt Enterprise. Die Sicherheits-FAQ bezeichnet die Subprozessorenliste als nur unter Vertraulichkeitsvereinbarung verfügbar, tatsächlich steht sie offen im Vertrag. Andere Seiten führen SOC 2 Type II und ISO 27001 als abgeschlossen. Wer solche Angaben zur Grundlage einer Entscheidung macht, sollte sie sich vom Anbieter schriftlich und datiert bestätigen lassen, statt sich auf eine Webseite zu verlassen.

Welche Vorschriften stehen konkret im Weg?

Die Rechtsgrundlage ist zweistufig. Ein Diktat, das Angaben zu einer bestimmbaren Person enthält, verarbeitet Gesundheitsdaten im Sinne von Art. 4 Nr. 15 DSGVO. Deren Verarbeitung ist nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO grundsätzlich untersagt. Im Behandlungskontext greift die Ausnahme des Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO, national ausgefüllt durch § 22 Abs. 1 Nr. 1 lit. b BDSG. Wichtig ist, was oft übersehen wird: Art. 9 hebt nur das Verbot auf, er ersetzt die Rechtsgrundlage nicht. Zusätzlich braucht es Art. 6 Abs. 1 DSGVO, in der Praxis lit. b für den Behandlungsvertrag oder lit. c für die Dokumentationspflicht aus § 630f BGB. Und § 22 Abs. 2 BDSG verlangt angemessene und spezifische Schutzmaßnahmen, wobei das Gesetz Regelbeispiele nennt, unter anderem Pseudonymisierung und Verschlüsselung.

Der eigentliche Angelpunkt ist Art. 9 Abs. 3 DSGVO. Die Ausnahme nach lit. h gilt ausdrücklich nur, wenn die Daten von Fachpersonal verarbeitet werden, das dem Berufsgeheimnis unterliegt, oder unter dessen Verantwortung. Genau hier scheitert ein externer Cloud-Anbieter regelmäßig, denn dessen Beschäftigte unterliegen keinem ärztlichen Berufsgeheimnis. Wer diese Hürde nicht adressiert, hat das Kernproblem nicht gelöst, egal wie gut der Vertrag im Übrigen ist.

Die Schweigepflicht wirkt strafrechtlich. Nach § 203 Abs. 3 Satz 2 StGB dürfen Geheimnisse gegenüber mitwirkenden Personen offenbart werden, aber nur soweit dies für deren Tätigkeit erforderlich ist. Diese Erforderlichkeitsschranke ist in der Praxis das schärfere Instrument als jede Vertragsklausel: Sie begrenzt, wie viel überhaupt hinausgehen darf. Die Pflicht, mitwirkende Personen zur Geheimhaltung zu verpflichten, steht in § 203 Abs. 4 Satz 2 Nr. 1 StGB, und der Täter ist dort die schweigepflichtige Person selbst, also die Ärztin oder der Arzt. Strafbar wird das Versäumnis allerdings erst, wenn die mitwirkende Person tatsächlich unbefugt ein Geheimnis offenbart. Berufs- und datenschutzrechtlich relevant ist es schon vorher. Nach § 203 Abs. 4 Satz 2 Nr. 2 StGB muss der Dienstleister seinerseits dafür sorgen, dass die von ihm eingesetzten weiteren Personen verpflichtet werden. Bei einer Kette aus Cloud-Hoster, Modell-Schnittstelle und Support ist das der Punkt, an dem es praktisch bricht.

Der Drittlandtransfer ist derzeit unruhiges Gelände. Findet die Verarbeitung in den USA statt, gelten zusätzlich die Art. 44 ff. DSGVO. In Betracht kommen ein Angemessenheitsbeschluss nach Art. 45, geeignete Garantien nach Art. 46 wie die Standarddatenschutzklauseln, oder die engen Ausnahmen des Art. 49. Aus dem Urteil des Europäischen Gerichtshofs in der Sache Schrems II in Verbindung mit Art. 44 Satz 2 DSGVO folgt zudem die Pflicht, zu prüfen, ob im Empfängerland ein der Sache nach gleichwertiges Schutzniveau erreicht wird. Der EU-US-Angemessenheitsbeschluss (EU) 2023/1795 ist Stand 28.07.2026 formal in Kraft und bleibt es, bis die Kommission ihn aufhebt oder der Gerichtshof ihn für nichtig erklärt. Mit dem Urteil des US Supreme Court in Trump v. Slaughter vom 29.06.2026 ist allerdings eine tragende Annahme erschüttert, weil die Handelsaufsicht FTC nicht mehr als unabhängig gilt und die Kommission deren Unabhängigkeit ausdrücklich gewürdigt hatte. Umstritten ist, wie weit das reicht: Der Rechtsbehelfsmechanismus gegen nachrichtendienstlichen Zugriff beruht auf einem eigenen Gremium und nicht auf der FTC. Die Kommission prüft nach eigener Aussage, hat aber weder ausgesetzt noch widerrufen. Praktisch heißt das: Wer sich heute darauf stützt, sollte diese Entscheidung dokumentieren und eine Ausweichlösung vorbereiten. Zu bedenken ist außerdem Art. 48 DSGVO und die Frage des Behördenzugriffs nach Drittstaatsrecht, die auch dann auftreten kann, wenn ein US-Anbieter in einem europäischen Rechenzentrum betreibt.

Was hier nicht greift, und wo es kippt. § 201 StGB schützt das nichtöffentlich gesprochene Wort eines anderen. Wer allein ins Mikrofon diktiert, spricht sein eigenes Wort, der Tatbestand ist nicht erfüllt. Sobald ein Werkzeug jedoch das Gespräch mit der Patientin aufzeichnet, ändert sich die Lage vollständig: Dann ist das Wort eines anderen betroffen, und ohne wirksame Einwilligung steht Strafbarkeit im Raum, auch für das anschließende Weitergeben der Aufnahme an den Anbieter. Das ist kein akademischer Unterschied, sondern die Trennlinie zwischen Diktat und mithörender Dokumentation. Der nächste Artikel dieser Serie behandelt sie.

Brauche ich eine Datenschutz-Folgenabschätzung?

Hier lohnt Genauigkeit, weil die pauschale Antwort in beide Richtungen falsch ist. Art. 35 Abs. 3 lit. b DSGVO verlangt eine Folgenabschätzung bei umfangreicher Verarbeitung besonderer Datenkategorien. Erwägungsgrund 91 stellt jedoch klar, dass die Verarbeitung durch einen einzelnen Arzt nicht als umfangreich gelten soll. Für die Einzelpraxis greift dieser Automatismus also nicht.

Die Pflicht kann sich trotzdem ergeben, und zwar über Art. 35 Abs. 1 DSGVO, der bei Verwendung neuer Technologien eine Abschätzung verlangt, wenn ein hohes Risiko wahrscheinlich ist. Bei einem Cloud-Werkzeug, das Gesundheitsdaten verarbeitet und in ein Drittland überträgt, summieren sich die Risikofaktoren so deutlich, dass die Prüfung in aller Regel positiv ausfällt. Praktisch heißt das: Eine kurze, dokumentierte Schwellwertbetrachtung gehört in jedem Fall gemacht, und bei größeren Einheiten mit mehreren Behandlern oder bei einem Werkzeug, das über reines Verschriftlichen hinausgeht, führt sie zur vollen Folgenabschätzung. Für ein reines Diktatwerkzeug, das nichts bewertet und keine Interaktion steuert, greift die Muss-Liste der Aufsichtsbehörden zur künstlichen Intelligenz dagegen nicht automatisch.

Was ein tragfähiger Vertrag leisten muss

Wer ein solches Werkzeug für Patientendaten einführen will, braucht mehr als ein unterschriebenes Standardformular. Fünf Punkte entscheiden.

Erstens der Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, einschließlich der Genehmigung von Unterauftragsverarbeitern nach Absatz 2. Zweitens ein ausdrückliches, vertraglich bewehrtes Trainingsverbot. Nutzt der Anbieter die Diktate für eigene Zwecke, wird er insoweit selbst Verantwortlicher, Art. 28 Abs. 10 DSGVO, und der Vertrag trägt nicht mehr. Drittens die gesonderte Verpflichtung auf die Schweigepflicht samt Weitergabe dieser Pflicht an die eigenen Dienstleister des Anbieters. Der Auftragsverarbeitungsvertrag leistet das nicht, denn Art. 28 Abs. 3 lit. b betrifft die Vertraulichkeit der beim Anbieter befugten Personen, nicht die strafbewehrte Verpflichtung nach § 203 StGB. Zwei Pflichten, zwei Dokumente. Viertens ein Löschkonzept, das den Widerspruch auflöst, der in dieser Anwendung steckt: Die Transkription wird Teil der Behandlungsdokumentation und ist nach § 630f Abs. 3 BGB zehn Jahre aufzubewahren, während die Audioaufnahme nach Zweckerreichung zu löschen ist, und zwar auch in Protokollen und Sicherungskopien des Anbieters. Fünftens die Unterstützung bei Betroffenenrechten und Meldungen, also Auskunft nach Art. 15 DSGVO und Einsicht nach § 630g BGB auch in die beim Anbieter liegenden Daten sowie eine funktionierende Meldekette für Datenpannen innerhalb der 72-Stunden-Frist.

Zwei organisatorische Punkte kommen hinzu, die gern vergessen werden. Das Werkzeug gehört ins Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, denn die Erleichterung für kleine Einheiten nach Art. 30 Abs. 5 DSGVO gilt bei besonderen Datenkategorien nicht. Und die Patienteninformation nach Art. 13 DSGVO muss den Anbieter als Empfänger benennen, die Absicht der Drittlandübermittlung samt Angemessenheitslage und die Speicherdauer. Diese Information ersetzt allerdings weder eine Einwilligung noch eine Schweigepflichtentbindung. Das ist eine der häufigsten und teuersten Verwechslungen.

Und die KI-Verordnung?

Ein Werkzeug, das Gesprochenes verschriftlicht und keine diagnostische oder therapeutische Empfehlung ausspricht, ist in aller Regel kein Hochrisikosystem. Deren Pflichten wurden zudem durch die Änderungsverordnung (EU) 2026/1744 vom 08.07.2026, veröffentlicht im Amtsblatt am 24.07.2026 und in Kraft seit dem 27.07.2026, verschoben: für eigenständige Systeme nach Anhang III auf den 02.12.2027, für in regulierte Produkte eingebettete Systeme auf den 02.08.2028.

Die Transparenzpflichten des Art. 50 KI-VO gelten unverändert ab dem 02.08.2026. Neu ist lediglich eine Übergangsfrist bis zum 02.12.2026 für die Kennzeichnung synthetischer Inhalte nach Art. 50 Abs. 2, und auch die nur für Systeme, die vor dem 02.08.2026 in Verkehr gebracht wurden.

Artikel 4 zur KI-Kompetenz wurde durch dieselbe Verordnung neu gefasst und gilt in dieser Fassung seit dem 27.07.2026. Anbieter und Betreiber müssen danach Maßnahmen ergreifen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals zu unterstützen. Neu ist die ausdrückliche Klarstellung im Verordnungstext: „Diese Verpflichtung verpflichtet Anbieter oder Betreiber nicht, für irgendeine Person ein bestimmtes Niveau an KI-Kompetenz zu garantieren.“ Die Anforderung ist damit nicht verschwunden, sondern von einer Ergebnis- zu einer Handlungspflicht geworden. Wer daraus liest, die Pflicht sei entfallen, liegt falsch: Der Text sagt weiterhin, dass Maßnahmen zu ergreifen sind. Eine Schulung, die festhält, welches Werkzeug für welche Aufgabe freigegeben ist und wo die Grenze liegt, dokumentiert Ihre KI-Kompetenz-Maßnahmen nach Artikel 4. Einzelheiten stehen im Beitrag zur KI-Verordnung.

Wie lässt sich KI-Diktat trotzdem nutzen?

Weg 1, die saubere Trennung. Das Werkzeug bleibt im Haus, aber ausschließlich für Texte ohne Patientenbezug: Website, Aushänge, Stellenanzeigen, interne Vorlagen, allgemeine Korrespondenz. Dazu gehört eine schriftliche Regel, die benennt, was nicht diktiert wird, und die Einsicht, dass diese Regel bei einem systemweiten Werkzeug allein auf Disziplin beruht. Wer diesen Weg geht, installiert es auf dem Rechner mit Zugang zum Praxisverwaltungssystem am besten gar nicht erst. Geringer Aufwand, begrenzter, aber echter Nutzen.

Weg 2, der abgesicherte Einsatz. Für Patientendaten braucht es das vollständige Paket aus dem Abschnitt oben, dazu die Absicherung des Drittlandtransfers und die Schwellwertbetrachtung zur Folgenabschätzung. Das ist ein Projekt und keine Installation. Und eine Flanke bleibt offen, die sich vertraglich nicht schließen lässt: die Verarbeitung außerhalb der EU und die Frage des Berufsgeheimnisses nach Art. 9 Abs. 3 DSGVO.

Weg 3, das passendere Werkzeug. Für medizinisches Diktat gibt es Anbieter, die in Deutschland oder in der EU verarbeiten oder einen Betrieb auf eigener Hardware erlauben. Nach den eigenen Angaben der Anbieter, abgerufen am 28.07.2026: ORPHEUS der IDM gGmbH, einer Ausgründung des Universitätsklinikums Hamburg-Eppendorf, gibt an, ausschließlich in Deutschland zu entwickeln und zu hosten, ermöglicht den Betrieb im eigenen Rechenzentrum und weist einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO aus. neoscript.ai nennt Verarbeitung ausschließlich in Deutschland und bietet mit einer vorkonfigurierten Box eine Variante an, bei der die Daten die eigene Hardware nicht verlassen, weist allerdings keine Zertifizierungen aus. Corti, ein dänisches Unternehmen, gibt für den deutschen Markt Verarbeitung innerhalb der EU an, veröffentlicht seinen Datenverarbeitungsvertrag, verfügt über ISO 27001, SOC 2 Type II und ein Testat nach BSI C5, führt in der Subprozessorenliste allerdings auch US-Instanzen. MediaInterface bewirbt MIRA medical mit Entwicklung und Hosting in Deutschland, bietet den Betrieb im Haus aber nur für ein Schwesterprodukt an.

Zwei Dinge sollte man bei dieser Auswahl selbst prüfen und nicht der Marketingseite überlassen. Erstens den Vertragspartner im Impressum: Bei international auftretenden Anbietern ist das nicht immer eine europäische Gesellschaft, und einzelne Anbieter machen auf ihrer deutschen Seite andere Aussagen zum Speicherort als in ihrer allgemeinen Datenschutzerklärung. Zweitens die Schweigepflicht: Bei keinem der genannten Anbieter ließ sich am 28.07.2026 eine öffentlich dokumentierte Verpflichtung nach § 203 StGB finden. Das heißt nicht, dass es sie nicht gibt, aber man muss ausdrücklich danach fragen.

Die ehrliche Empfehlung lautet deshalb: Wispr Flow ist ein gutes Werkzeug für alles, was keine Patientendaten enthält. Für die Dokumentation selbst führt ein Fachanbieter mit europäischer Verarbeitung oder Betrieb im eigenen Haus schneller ans Ziel als der Versuch, ein US-Werkzeug vertraglich nachzurüsten.

Fazit

Der Zeitgewinn beim Diktieren ist echt. Die Frage ist nicht, ob KI diktieren darf, sondern welches Werkzeug an welcher Stelle steht. Bei einem Anbieter, der ausschließlich in den USA verarbeitet, ist der Weg zu Patientendaten lang, und zwei Flanken bleiben offen: der Drittlandtransfer und das Berufsgeheimnis. Bei einem Fachanbieter mit europäischer Verarbeitung ist er kurz. Und für alles ohne Patientenbezug darf das schnelle Werkzeug bleiben, sobald die Regel dazu geschrieben ist.

physicon prüft solche Werkzeuge im Einzelfall, erstellt die nötigen Unterlagen und schult Ihr Team, sodass Ihre KI-Kompetenz-Maßnahmen nach Artikel 4 dokumentiert sind. KI-Kompetenz ansehen · Erstgespräch anfragen

Nächster Teil dieser Serie: Was gilt, wenn die KI im Behandlungsgespräch mitschreibt?

Quellen

• Wispr Flow, Security and Compliance FAQ, abgerufen am 28.07.2026
• Wispr Flow, Data Controls, Stand 17.06.2026, abgerufen am 28.07.2026
• Wispr Flow, Data Processing Addendum inklusive Anhang 2 (Unterauftragsverarbeiter), Stand 21.05.2026, abgerufen am 28.07.2026
• Wispr Flow, HIPAA Compliance and Healthcare Use, Stand 06.03.2026, abgerufen am 28.07.2026
• Art. 4 Nr. 15, Art. 6, Art. 9, Art. 13, Art. 15, Art. 28, Art. 30, Art. 33, Art. 35, Art. 44 ff. und Erwägungsgrund 91 DSGVO, Verordnung (EU) 2016/679
• § 22 BDSG
• § 201 und § 203 StGB
• § 630f und § 630g BGB
• Verordnung (EU) 2026/1744 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 08.07.2026 zur Änderung der Verordnungen (EU) 2024/1689, (EU) 2018/1139 und (EU) 2023/1230 im Hinblick auf die Vereinfachung der Umsetzung harmonisierter Vorschriften für künstliche Intelligenz (Digital-Omnibus-Verordnung zur KI), ABl. L, 2026/1744 vom 24.07.2026
• Durchführungsbeschluss (EU) 2023/1795 (EU-US Data Privacy Framework)
• Anbieterangaben zu Alternativen, jeweils abgerufen am 28.07.2026: ORPHEUS, neoscript.ai, Corti, MIRA medical

Dieser Beitrag gibt den Rechtsstand von Juli 2026 und die zum 28.07.2026 abrufbaren Anbieterangaben wieder. Anbieterangaben können sich ändern. Der Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.

Daniel Rankl

Betriebswirt und Prozessberater mit über zehn Jahren Beratungserfahrung und fünf Jahren als Geschäftsführer eines Gesundheitsunternehmens. Autorisierter INQA-Coach. physicon berät und coacht Gesundheitsunternehmen in Compliance, Prozessen und KI.